Utilizarea documentelor financiar–contabile

1. Ce sunt documentele financiar-contabile?
Modul de întocmire, de utilizare și de păstrare a documentelor financiar-contabile este reglementat de Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2634/2015 privind documentele financiar – contabil, publicat in Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015.
Documentele financiar–contabile cuprind:
documentele justificative – sunt documentele în care sunt consemnate operațiunile economico – financiare și stau la baza înregistrării acestora în contabilitate (factură, aviz de însoțire a mărfii, chitanță etc.);
documentele contabile – sunt documentele care rezultă în urma înregistrărilor în contabilitate (note contabile, registre, jurnale etc.).
Conform Legii contabilității nr. 82/1991 orice operaţiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.
2. Ce trebuie să conțină un document justificativ pentru a putea fi înregistrat în contabilitate?
Înainte de a înregistra o operațiune în contabilitate, documentul justificativ care reflectă operațiunea respectivă trebuie verificat dacă cuprinde elementele prevăzute de O.M.F.P. nr. 2.634/2015 și anume:
denumirea documentului;
denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmeşte documentul;
numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);
conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;
numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare.
Dacă documentele financiar-contabile sunt întocmite și preluate în contabilitate prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor – semnătura nu constituie element obligatoriu. În cuprinsul oricărui document emis trebuie să se menționeze, de asemenea: forma juridică; codul de identificare fiscală și capitalul social, după caz.
3. Este nevoie să numerotăm documentele financiar–contabile?
Din februarie 2009 formularele financiar-contabile nu mai au un regim special de tipărire, înseriere și numerotare a acestora. În schimb, așa cum prevede și O.M.F.P. nr. 2634/2015, fiecare entitate trebuie să asigure un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile (secvențială, unică) pentru documentele pe care le va emite: facturi, chitanțe, dispozitii de încasare/plată etc. Mai mult decât atât, persoanele care răspund de organizarea și conducerea contabilitatii vor desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, care să aibă atribuții privind alocarea și gestionarea numerelor aferente.
4. Este permisă corectarea documentelor financiar–contabile?
În documentele financiar-contabile nu sunt admise ștersături, modificări sau alte asemenea procedee, și nici lăsarea de spații libere între operațiunile înscrise în acestea sau file lipsă. Erorile se corecteaza prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greșite, concomitent înscriindu-se alături textul sau cifra corectă. Corectarea se face în toate exemplarele documentului și se confirmă prin semnatura persoanei care a întocmit/corectat documentul, menționându-se și data efectuării corecturii.
Sunt și documente la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza cărora se primeşte, se eliberează sau se justifică numerarul, ori alte documente pentru care normele de utilizare prevăd asemenea restricţii. În acest caz, documentul întocmit greşit se anulează şi se păstrează sau rămâne în carnetul respectiv.
La corectarea documentului justificativ în care se consemnează operaţii de predare-primire a valorilor materiale şi a mijloacelor fixe este necesară confirmarea, prin semnătură, atât a predătorului, cât şi a primitorului.
5. Care este perioada de arhivare și păstrare a documentelor financiar-contabile?
Termenele de păstrare a documentelor sunt:
statele de salarii –  50 de ani;
registrele si celelalte documente financiar-contabile – 10 ani,
cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost  întocmite, cu următoarele excepții:
documentele prevăzute în anexa nr. 4 la O.M.F.P. nr. 2634/2015 se păstrează pe o perioada de 5 ani, în condițiile  în care necesitățile proprii ale entității nu impun păstrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.
documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durata de viața mai mare de 5 ani se păstreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viață utilă a acestora.